Một trong những vấn đề ảnh hưởng đến sự phát triển nhanh chóng bền vững của doanh nghiệp chính là công nợ. Mặc dù đây là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập. Tuy nhiên làm sao để quản lý công nợ một cách hiệu quả hay cách phương pháp nhằm hạn chế công nợ là gì thì không có nhiều doanh nghiệp nắm rõ. Vậy hãy cùng Nam Việt Luật giải quyết những khó khăn của doanh nghiệp liên quan đến vấn đề công nợ thông qua bài viết cách thu hồi nợ nhanh chóng khi mới thành lập doanh nghiệp sau đây nhé.
Tại sao công nợ là vấn đề quan trọng khi mới thành lập doanh nghiệp
Vì sao vấn đề công nợ là một vấn đề đau đầu cho rất nhiều các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập? Khi mới thành lập doanh nghiệp và đi vào hoạt động kinh doanh, nguồn lực về vốn là một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp cần lưu tâm. Vì khi đi vào vận hành thực tế, các chi phí phát sinh có thể vượt qua tầm kiểm soát và tính toán trước đó của doanh nghiệp. Rất nhiều chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả như chi phí thuê văn phòng, mua trang thiết bị, chi phí nhân công, chi phí nguyên liệu đầu vào… Trong khi đó, doanh nghiệp mới thành lập thì doanh thu thường chưa cao. Và công nợ cũng là một vấn đề lớn gây ảnh hưởng đến mức doanh thu thu về thực tế của doanh nghiệp. Vì vậy tiết kiệm chi phí cùng với hạn chế công nợ là cách để doanh nghiệp duy trì hoạt động và tồn tại bền vững trong thời buổi khó khăn như hiện nay. Việc quản lý công nợ một cách chặt chẽ sẽ cải thiện đáng kể các khoản nợ phải thu, giúp doanh nghiệp có được dòng tiền ổn định.
Đặc biệt, với tình hình dịch bệnh như hiện nay, việc duy trì khoản chi phí khổng lồ cho hoạt động kinh doanh không có lãi, thậm chí còn hải đóng cửa không được kinh doanh. Vì vậy việc giảm thiểu và kiểm soát công nợ ở mức thấp nhất trở thành vấn đề vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động và đảm bảo sự ổn định cho việc kinh doanh. Việc không kiểm soát công nợ hoặc kiểm soát không chặt chẽ công nợ trong một thời gian dài sẽ khiến cho doanh nghiệp giảm một lượng vốn thực tế đáng kể.
Cách thu hồi công nợ hiệu quả
Với tầm quan trọng của thu hồi công nợ như đã trình bày ở mục 1, chúng tôi sẽ chia sẻ cho Quý khách hàng cách thu hồi công nợ hiệu quả, nhằm giúp doanh nghiệp ổn định khi mới thành lập.
- Chính sách thanh toán rõ ràng: Cho dù điều khoản thanh toán là hợp đồng hay email thì cũng cần rõ ràng về các đợt thanh toán và điều khoản phạt thanh toán trễ hạn. Có như vậy, doanh nghiệp mới dễ dàng hơn trong vấn đề thu hồi công nợ và có căn cứ pháp lý rõ ràng cho việc này.
- Hạn chế công nợ ở mức thấp nhất: Việc tồn tại và phát sinh công nợ đi cùng với sự tồn tại của doanh nghiệp là điều đương nhiên. Doanh nghiệp không thể xóa bỏ hoàn toàn công nợ nhưng hoàn toàn có thể hạn chế công nợ ở mức thấp nhất. Doanh nghiệp thực hiện hạn chế công nợ thấp nhất bằng việc đưa vào các điều khoản thanh toán trong hợp đồng, đàm phán tỷ lệ thanh toán có lợi nhất cho doanh nghiệp..
- Quản lý công nợ hiệu quả: Muốn thu hồi công nợ hiệu quả, doanh nghiệp phải quản lý công nợ hiệu quả mới tránh được sai sót hoặc bỏ quên công nợ của khách hàng. Doanh nghiệp phải có một quy trình quản lý thu hồi công nợ tránh việc tồn đọng công nợ.
- Liên hệ với người có khả năng chi trả: Kế toán doanh nghiệp không nên liên hệ với người không có thẩm quyền trả nợ vì chỉ mất thời gian mà việc thu hồi công nợ sẽ không hiệu quả. Chỉ khi liên hệ với người có thẩm quyền trả nợ họ mới có thể đưa ra các quyết định trả nợ hay đưa ra hạn trả nợ chính xác.
- Đòi hỏi các cam kết chính xác của người trả nợ: Kế toán cần hỏi chính xác khoảng thời gian mà khách hàng thực hiện việc chi trả công nợ. Nếu đến thời hạn này mà doanh nghiệp vẫn chưa nhận được, kế toán lại tiếp tục nhắc nợ và yêu cầu khách hàng thực hiện đúng hạn và cam kết của mình. Việc không đưa ra khoảng thời gian chính xác sẽ gây rất nhiều khó khăn cho các lần liên hệ tiếp theo của doanh nghiệp.
- Thuê tổ chức thu hồi công nợ hoặc làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Nếu bạn đã thực hiện đúng quy trình và mọi cách nhưng khách hàng vẫn không thực hiện việc trả nợ đúng hạn hoặc thậm chí không tiếp chuyện với bạn. DOanh nghiệp chỉ còn cách cung cấp các chứng từ hợp lệ và nhờ các đơn vị thu hồi nợ thực hiện giúp việc này. Doanh nghiệp cũng có thể nộp hồ sơ khởi kiện ra tòa án để yêu cầu trả nợ đúng hạn. Quyết định của Tòa án sẽ khiến cho khách hàng thực hiện việc trả nợ theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Các phương pháp để hạn chế công nợ
Hạn chế công nợ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tăng nguồn vốn của doanh nghiệp. Để hạn chế công nợ doanh nghiệp có thể thực hiện các cách như sau:
- Đưa ra tỷ lệ thanh toán phù hợp: Doanh nghiệp cần đàm phán để tỷ lệ thanh toán các đợt sao cho có lợi nhất với doanh nghiệp. Các đợt thanh toán nên đảm bảo việc thanh toán sẽ được thực hiện trước khi doanh nghiệp tốn bất cứ khoản chi phí nào để thực hiện nội dung hợp đồng của đợt thanh toán đó. Có như vậy, doanh nghiệp mới hạn chế mức tối đa công nợ.
- Đưa ra quy trình bán hàng và thanh toán nghiêm khắc hơn: Doanh nghiệp phải xem xét các công nợ đã có của khách hàng, tình hình phát triển của khách hàng để đưa ra yêu cầu về các đợt thanh toán sao cho phù hợp.
Cách quản lý công nợ hiệu quả
Cho dù doanh nghiệp có thu hồi công nợ hiệu quả như thế nào thì chắc chắn vẫn luôn tồn tại một số lượng công nợ nhất định. Quản lý công nợ hiệu quả sẽ là cách giúp doanh nghiệp thu hồi công nợ triệt để và hiệu quả hơn. Sau đây là các cách quản lý công nợ hiệu quả:
- Quản lý công nợ thông qua hệ thống: Để việc theo dõi công nợ sát sao, không bỏ quên nợ và kiểm soát nợ một cách khoa học thì nhất thiết phải có hệ thống quản lý công nợ. Bộ phận kế toán của doanh nghiệp có thể quản lý công nợ bằng file excel hoặc phần mềm kế toán và thường xuyên cập nhật tình hình công nợ vào file quản lý này nhằm theo dõi công nợ một cách khoa học.
- Theo dõi và liên hệ nhận công nợ thường xuyên định kỳ: Để tránh tồn đọng công nợ, kế toán doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi công nợ và cập nhật tình hình công nợ để tránh tồn đọng và sai sót công nợ. Sau khi đã theo dõi thì kế toán cần liên hệ và thu hồi công nợ cho doanh nghiệp. Kế toán có thể liên hệ trước 05-07 ngày để nhắc nhở khách hàng chuẩn bị trước khoản nợ.
- Gửi hóa đơn và chứng từ thanh toán nhanh chóng: Ngay khi nhận được yêu cầu của khách hàng về việc cung cấp hóa đơn hoặc chứng từ, kế toán cần thực hiện ngay để việc thanh toán của khách hàng nhanh chóng hơn. Trước và sau khi gửi chứng từ thanh toán, kế toán cần báo cho khách hàng về việc đã cung cấp chứng từ và yêu cầu việc thanh toán trong thời hạn quy định một cách khéo léo.
- Duy trì mối quan hệ với các phòng ban: Việc thu hồi công nợ có thể đòi hỏi kế toán phải làm việc với các phòng ban khác trong công ty để cập nhật tình hình của hồ sơ từ đó nắm bắt hạn thu hồi công nợ. Vì vậy, đây là một bước quan trọng giúp kế toán doanh nghiệp quản lý và thu hồi công nợ hiệu quả
>>> Tham khảo thêm: Dịch vụ kế toán báo cáo thuế trọn gói
Như vậy quý khách hàng đã tìm hiểu về “Cách thu hồi công nợ nhanh chóng khi mới thành lập doanh nghiệp”. Hãy liên hệ với chúng tôi để được các chuyên viên hỗ trợ tư vấn nếu Quý vị vẫn còn thắc mắc nhé!
