Hiện nay, thay vì phải chuẩn bị nhiều hồ sơ, thủ tục pháp lý bằng nhiều loại mẫu đơn để đăng ký mở công ty trực tiếp tại các văn phòng cơ quan chức năng thì bạn đã có thể đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử một cách rất đơn giản. Để hiểu rõ hơn về quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp online. Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn thật chi tiết cho bạn những bước cần thiết để làm thủ thủ thành lập công online nhanh chóng, tiện lợi.
I/ Hướng dẫn quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử chi tiết
Thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử mà không cần phải trực tiếp đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Đồng thời, thông qua mạng điện tử, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xử lý hồ sơ đăng ký thành lập công ty và thông báo kết quả xử lý cho doanh nghiệp. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nộp qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia có giá trị pháp lý như hồ sơ nộp bằng bản giấy tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Bước 1: Tạo tài khoản trên trang thông tin điện tử quốc gia để đăng ký kinh doanh
- Doanh nghiệp tiến hành tạo tài khoản trên trang thông tin điện tử quốc gia để đăng ký thành lập doanh nghiệp. Tài khoản của doanh nghiệp có thể là tài khoản để kinh doanh thông thường hoặc là tài khoản chữ ký công cộng.
Bước 2: Tiến hành đăng ký kinh doanh bằng tài khoản đã tạo lập
- Khi đã tạo lập thành công tài khoản trên cổng thông tin điện tử quốc gia, doanh nghiệp tiến hành đăng nhập và thực hiện chọn mục thành lập mới doanh nghiệp hoặc công ty. Tiếp theo, doanh nghiệp tiến hành làm theo hướng dẫn của các chỉ mục tương ứng được hướng dẫn.
- Doanh nghiệp phải lưu ý là phải nhập đầy đủ thông tin, thông tin công ty phải chính xác, đầy đủ.
- Sau khi nhập liệu thông tin công ty thành công, doanh nghiệp tiếp tục xác nhận hồ sơ hợp lệ, đúng và tải hồ sơ (bản scan) lên những mục tương ứng.
Bước 3: Doanh nghiệp nộp lệ phí thành lập công ty qua mạng
- Doanh nghiệp tiến hành nộp tiền để thanh toán hóa đơn và lệ phí tành qua mạng thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng.
- Khi nộp đủ lệ phí, cơ quan quản lý về việc đăng ký kinh doanh qua mạng sẽ tiến hành cấp cho doanh nghiệp giấy biên nhận.
Bước 4: Doanh nghiệp thực hiện xác nhận hồ sơ và nhận lại giấy phép đăng ký thành lập công ty mới
- Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế Hoạch và đầu tư sau khi nhận được hồ sơ đăng ký thành lập công ty qua mạng thì phải kiểm duyệt, xem xét kỹ lưỡng, sau đó in thông báo hồ sơ đã hơp lệ.
- Doanh nghiệp cần in ra một bản hồ sơ giấy, hồ sơ này giống với hồ sơ đã làm qua mạng. Sau đó, doanh nghiệp rồi mang hồ sơ giấy và thông báo đã hồ sơ hợp lệ đến Sở Kế hoạch và đầu tư để xác thực.
- Doanh nghiệp sẽ được cấp giấy phép mở công ty, giấy phép đăng ký kinh doanh sau khi Sở KH & ĐT xác minh hồ sơ đúng và hợp lệ.
II/Những lưu ý cần thiết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng điện tử
Điều kiện của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
- Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được chuyển sang dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy.
- Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được nhập đầy đủ và chính xác theo thông tin trong các văn bản điện tử;
- Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Điều kiện để được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh
1. Tài khoản đăng ký kinh doanh gửi qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp qua mạng được kích hoạt khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
- Người dùng kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin bắt buộc;
- Người dùng có gửi kèm bản điện tử Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ khi đăng ký tài khoản;
- Một cá nhân không đăng ký hơn một Tài khoản đăng ký kinh doanh.
2. Kê khai thông tin đăng ký Tài khoản đăng ký kinh doanh đầy đủ, chính xác bao gồm: Họ và tên; Giới tính; Ngày sinh; Quốc tịch; Dân tộc; Địa chỉ liên hệ; Địa chỉ thường trú; Email; Điện thoại; Loại giấy tờ chứng thực cá nhân; Số giấy tờ chứng thực cá nhân; Ngày cấp; Nơi cấp.
3. Giấy tờ chứng thực cá nhân được sử dụng để đăng ký Tài khoản đăng ký kinh doanh bao gồm:
- Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực;
- Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;
- Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
4. Bản điện tử Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ là bản điện tử được tạo lập từ việc quét (scan) hoặc chụp ảnh từ bản giấy gốc, phải đảm bảo hiển thị rõ nét, đầy đủ, chính xác thông tin như bản giấy gốc, không có dấu hiệu cắt ghép, mờ hoặc mất một phần thông tin.
5. Sau khi kích hoạt hoặc từ chối kích hoạt Tài khoản đăng ký doanh nghiệp qua mạng, Trung tâm Hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua thư điện tử cho người dùng.
Điều kiện để kích hoạt lại Tài khoản đăng ký kinh doanh đã bị vô hiệu hóa
Tài khoản đăng ký doanh nghiệp qua mạng đã bị vô hiệu hóa được kích hoạt lại trong trường hợp người dùng có giải trình về việc khắc phục nguyên nhân dẫn đến tình trạng Tài khoản đăng ký công ty qua mạng điện tử đó bị vô hiệu hóa và giải trình của người dùng được chấp thuận bởi Trung tâm Hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh.
III/ Một số kinh nghiệm hữu ích khi thành lập công ty – Đừng bỏ qua
Bên cạnh việc quan tâm đến thủ tục đăng ký thành lập công ty qua mạng thì khi mở công ty, bạn nên lưu ý một số kinh nghiệm sau. Như vậy sẽ đảm bảo quá trình thành lập doanh nghiệp của bạn thuận lợi hơn.
Kinh nghiệm đặt tên cho công ty
- Tên của công ty phải đảm bảo những yêu cầu như không được trùng lặp, không được gây nhầm lẫn, không giống với bất cứ công ty nào đã đăng ký kinh doanh trước đó.
- Không được sử dụng từ ngữ, ký tự thiếu văn hóa trong tên. Cấm sử dụng tên lực lượng vũ trang, cơ quan quản lý có thẩm quyền của nhà nước để làm tên công ty.
- Tên công ty có thể viết bằng tiếng anh hoặc viết tắt. Doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin về tên trước để tránh tình trạng tên không hợp lệ khi đăng ký kinh doanh.
>>> Tham khảo chi tiết hơn: Cách đặt tên công ty
Kinh nghiệm mua chữ ký số
Doanh nghiệp cần phải tiến hành đăng ký mua chữ ký số online để phục vụ mục đích đóng thuế cũng như nộp tờ khai thuế trực tuyến, online. Doanh nghiệp hãy yêu cầu ngân hàng kích hoạt chức năng đóng thuế cho tài khoản ngân hàng của công ty. Kế toán của công ty sẽ dùng tài khoản chữ ký số đã mua để thực hiện đóng thuế online cho doanh nghiệp theo đúng quy định.
Kinh nghiệm đặt địa chỉ
Địa chỉ đặt công ty phải bên trong lãnh thổ Việt Nam. Cấm đặt công ty ở khu vực nhà chung cư, nhà tập thể. Công ty phải sử dụng địa chỉ thật, cấm dùng địa chỉ giả.
Hơn nữa, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
>>> Tham khảo thêm: Cách đặt địa chỉ công ty
Kinh nghiệm thuê và sử dụng dịch vụ kế toán
Công ty sẽ cần thuê kế toán thuế khi thành lập công ty để thực hiện các công việc liên quan đến kê khai, nộp tờ kê khai thuế và đóng thuế đúng quy định cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu muốn tiết kiệm chi phí thì doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói của Nam Việt . (Tham khảo thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói của Nam Việt ).
Kinh nghiệm đăng ký ngành nghề kinh doanh
Bạn cần phải tiến hành chọn ngành nghề đăng ký kinh doanh phù hợp với lĩnh vực mới có thể thuận lợi đi vào hoạt động kinh doanh.(Tham khảo chi tiết: Danh mục ngành nghề đăng ký kinh doanh).
Ngoài ra,doanh nghiệp phải lưu ý là nếu ngành nghề đó là ngành nghề không yêu cầu điều kiện thì có thể đi vào kinh doanh ngay sau khi có giấy phép. Nhưng nếu đó là ngành nghề kinh doanh yêu cầu điều kiện thì doanh nghiệp cần phải đáp ứng các yêu cầu về ngành nghề như điều kiện về vốn hay điều kiện về chứng chỉ, giấy phép.
Kinh nghiệm đăng ký tài khoản ngân hàng
Mỗi công ty sau khi thành lập đều phải có tài khoản ngân hàng để thực hiện giao dịch. Do đó, công ty cũng cần mở một tài khoản riêng cho doanh nghiệp mình. Chủ doanh nghiệp cần mang theo con dấu công ty, CMND, giấy đăng ký doanh nghiệp đến ngân hàng để đăng ký mở tài khoản. Hơn nữa, phải lưu ý là phải báo số tài khoản lên cho Sở KH &ĐT.
Kinh nghiệm chọn người đại diện
Người đại diện pháp của công ty sẽ chịu trách nhiệm về những vấn đề liên quan đến công ty. Do đó, phải chọn một người có đủ kinh nghiệm, đủ khả năng để có thể đưa ra quyết định quan trọng trong khi công ty đi vào hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện pháp tùy theo loại hình công ty. Để đảm bảo thì doanh nghiệp có thể để cho giám đốc, chủ tịch, phó giám đốc làm người đại diện theo pháp cho công ty .
>>> Tham khảo thêm: Quy định về người đại diện theo pháp
Kinh nghiệm khắc con dấu công ty
Khắc con dấu sau khi có mã số thuế là việc quan trọng mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Doanh nghiệp thiết kế và đặt khắc con dấu đúng quy định, sau đó thực hiện thủ tục công khai mẫu dấu lên cổng thông tin điện tử quốc gia.
Kinh nghiệm chuẩn bị vốn
Việc kê khai vốn điều lệ là việc làm quan trọng khi thành lập một công ty mới. Bởi doanh nghiệp cần kê khai vốn điều lệ mới có thể đăng ký kinh doanh đúng quy định. (Tham khảo thêm: Vốn điều lệ là gì?).
Thông thường, đối với ngành nghề kinh doanh không có yêu cầu về vốn thì doanh nghiệp có thể kê khai vốn điều lệ tùy thuộc vào khả năng, điều kiện, mong muốn của mình. Ví dụ, có thể kê khai từ 5 triệu hay 5 tỷ. Bởi không có quy định về mức vốn điều lệ tối thiểu hoặc tối đa trong trường hợp này. Chỉ cần lưu ý là nếu kê khai vốn điều lệ quá thấp đôi khi sẽ ảnh hưởng đến một phần uy tín của công trong mắt đối tác kinh doanh.
Nếu trường hợp doanh nghiệp đăng ký ngành nghề kinh doanh yêu cầu về vốn thì cần tiến hành kê khai vốn điều lệ tối thiểu bằng với vốn pháp định được quy định dựa theo ngành nghề. Trường hợp này quy không quy định về mức vốn điều lệ tối đa, nhưng lại có quy định về vốn điều lệ tối thiểu, do đó, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý. (Tham khảo thêm: Danh sách ngành nghề kinh doanh yêu cầu vốn pháp định).
Kinh nghiệm góp vốn vào công ty
Doanh nghiệp có thể thực hiện góp vốn bằng tài sản hoặc tiền mặt. Tài sản được định giá theo sự thống nhất của doanh nghiệp. Thành viên phải góp vốn phần vốn góp cho công ty đủ và đúng loại tài sản như đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. (Tham khảo chi tiết hơn tại: Quy định về việc góp vốn trong doanh nghiệp).
Kinh nghiệm chọn loại hình
Một trong những vấn đề mà doanh nghiệp phải đưa ra sự lựa chọn, đó là loại hình công ty. Căn cứ vào mong muốn, điều kiện hoạt động mà bạn có thể lựa chọn loại hình công ty phù hợp với doanh nghiệp nhất như công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần hay công ty hợp danh, tư nhân. Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có những ưu điểm riêng, bạn hãy cân nhắc để đưa ra sự chọn lựa đúng. (Tham khảo thêm: Ưu điểm và nhược điểm các loại hình doanh nghiệp)
Kinh nghiệm công bố nội dung đăng ký công ty
Doanh nghiệp phải tiến hành làm thủ tục để công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo đúng quy định để tránh bị xử phạt hành chính. Doanh nghiệp phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp lên cổng thông tin điện tử quốc gia trong vòng tối đa 30 ngày kể từ ngày có giấy phép đăng ký kinh doanh và đóng đầy đủ lệ phí theo quy định. Nội dung công bố bao gồm: Ngành, nghề kinh doanh và Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần.
Kinh nghiệm đóng thuế
Công ty cần thực hiện kê khai và nộp tờ kê khai thuế đầy đủ, đúng thời hạn sau khi công ty đi vào hoạt động kinh doanh.
- Hơn nữa, doanh nghiệp cần đóng những loại thuế như:
+ Thuế giá trị gia tăng, đóng theo quý.
+ Thuế thu nhập doanh nghiệp, đóng theo mức lợi nhuận hằng năm của doanh nghiệp.
+ Thuế môn bài, đóng sau khi công ty thành lập, trong vòng 30 ngày. Mức thuế môn bài do mức vốn điều lệ công ty kê khai quyết định.
Như vậy, đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là phương thức mới tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Có thể thấy các bước đăng ký thành lập công ty online thông qua việc kê khai thông tin đánh dấu sự phát triển của cơ chế hàng chính công tại Việt Nam thông qua mạng internet. Nếu còn bất cứ vướng mắc nào về vấn đề cách đăng ký thành lập doanh nghiệp online, vui lòng liên hệ đến Công ty Nam Việt Luật để được tư vấn chi tiết hơn.
