Văn phòng đại diện – đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp, được thành lập tại nơi doanh nghiệp đó không đặt trụ sở chính. Vậy nếu đối tác muốn hợp tác làm ăn thì văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không, có phải kê khai thuế GTGT? Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn hay có được xuất hóa đơn cho văn phòng đại diện không? Những thắc mắc này được giải đáp nhanh ngay sau đây.
Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?
Văn phòng đại diện được lập ra để thực hiện chức năng trung gian liên lạc, giao dịch với đối tác, nghiên cứu thị trường, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận đối tác mới và thị trường,… Văn phòng đại diện không được thực hiện bất cứ giao dịch kinh doanh sinh lời nào nên không được tự mình ký kết hợp đồng riêng. Tuy nhiên, căn cứ Điều 18 khoản 3, Luật Thương mại 2005 nêu rõ:
“Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.”
Nếu là thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thì theo điều 20 khoản 3, Nghị định 72/2006/NĐ-CP quy định:
“Trong trường hợp thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu Văn phòng đại diện giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.”
Theo các quy định trên, người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có thể ký hợp đồng mua bán nếu được công ty ủy quyền bằng văn bản và chỉ dùng cho từng lần giao dịch. Tóm lại, văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng, trừ trường hợp là văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.
Có được xuất hóa đơn cho văn phòng đại diện không?
“Xuất hóa đơn” được hiểu một cách đơn giản là điền thông tin của khách hàng, dịch vụ, hàng hóa cung cấp cho khách hàng. Cùng với đó là số tiền cần thanh toán và số tiền thuế phát sinh vào hóa đơn.
Hiện nay, việc xuất hóa đơn không còn nhiều nơi thực hiện thủ công mà đã áp dụng công nghệ in kim, giúp hạn chế đáng kể những sai sót trong quá trình xuất hóa đơn. Với những doanh nghiệp, công ty lớn, mỗi ngày kế toán có thể phải xuất hàng trăm hóa đơn.
Vậy câu hỏi đặt ra ở đây là “có được xuất hóa đơn cho văn phòng đại diện không? Để giải đáp thắc mắc này, bạn xem quy định tại Điểm b, Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn về việc xuất hóa đơn như sau:
“b) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”.
Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán. Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.”
Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài”.
Từ những quy định trên, văn phòng đại diện không thể thực hiện chức năng kinh doanh thay cho doanh nghiệp, tư cách pháp nhân của văn phòng đại diện không tồn tại nên về cơ bản mọi hoạt động của văn phòng đại diện đều phụ thuộc vào doanh nghiệp.
Ngoài ra, kể cả việc hạch toán của văn phòng đại diện cũng hoàn toàn phụ thuộc vào trụ sở chính. Doanh nghiệp sẽ chịu toàn bộ các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hiệu quả hoạt động của văn phòng đại diện. Và do văn phòng đại diện không có thu chi nên câu hỏi “Có được xuất hóa đơn cho văn phòng đại diện không” hay “Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không” sẽ là không.
Trong trường hợp văn phòng đại diện có phát sinh việc mua bán hàng hóa với doanh nghiệp khác, trực tiếp thanh toán nhằm phục vụ cho mục đích hoạt động thì có thể xuất hóa đơn để tên văn phòng đại diện. Nhưng sau đó, hóa đơn phải được chuyển về trụ sở chính.
Vậy nếu không được xuất hóa đơn cho văn phòng đại diện hoặc văn phòng đại diện không được xuất hóa đơn thì có phải kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) không?
Văn phòng đại diện có phải kê khai thuế GTGT không?
Tại khoản 3, Điều 13, Thông tư 80/2021/TT-BTC có quy định về việc kê khai thuế, tính thuế, phân bổ thuế và nộp thuế giá trị gia tăng của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
“3. Khai thuế, nộp thuế:
d) Đối với đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh là cơ sở sản xuất:
Người nộp thuế thực hiện khai thuế giá trị gia tăng tập trung cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh là cơ sở sản xuất và nộp hồ sơ khai thuế theo mẫu số 01/GTGT, phụ lục bảng phân bổ thuế giá trị gia tăng phải nộp cho địa phương nơi được hưởng nguồn thu (trừ hoạt động sản xuất thủy điện, hoạt động kinh doanh xổ số điện toán) theo mẫu số 01-6/GTGT ban hành kèm theo phụ lục II Thông tư này cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp; nộp số tiền thuế phân bổ cho từng tỉnh nơi có cơ sở sản xuất theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Thông tư này.
đ) Đối với nhà máy thủy điện nằm trên nhiều tỉnh:
Người nộp thuế thực hiện khai thuế giá trị gia tăng phát sinh của nhà máy thủy điện và nộp hồ sơ khai thuế theo mẫu số 01/GTGT, phụ lục bảng phân bổ số thuế giá trị gia tăng phải nộp cho các địa phương nơi được hưởng nguồn thu đối với hoạt động sản xuất thủy điện theo mẫu số 01-2/GTGT ban hành kèm theo phụ lục II Thông tư này cho cơ quan thuế nơi có văn phòng điều hành nhà máy thủy điện; nộp số tiền thuế phân bổ cho từng tỉnh nơi có nhà máy thủy điện theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Thông tư này”.
Theo đó, do văn phòng đại diện không phát sinh các hoạt động kinh doanh, sản xuất thì không phải tiến hành kê khai thuế giá trị gia tăng. Đồng thời, việc kê khai thuế này được thực hiện tập trung cho hoạt động kinh doanh, sản xuất ở trụ sở chính của doanh nghiệp.
Trên đây là những quy định của pháp luật liên quan đến việc có được xuất hóa đơn cho văn phòng đại diện không, văn phòng đại diện có được ký hợp đồng hợp tác với đối tác không và văn phòng đại diện có phải kê khai thuế không. Nếu có thắc mắc gì thêm liên quan đến văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không, vui lòng liên hệ đến TLDN VN để được giải đáp cụ thể.
Nguyễn Chính Alex có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Doanh nghiệp, đầu tư, marketing, kinh doanh, thương mại, tư vấn cấp phép, thuế, đất đai, hôn nhân, thừa kế, đăng ký kết hôn nước ngoài.
Giám đốc pháp chế tại TLDN VN
