Mục đích chính việc thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài là giúp doanh nghiệp khảo sát, tiếp cận thị trường, đối tác, thực hiện các hoạt động quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp,… Nhưng văn phòng đại diện không thể thay thế cho doanh nghiệp trong việc ký hợp đồng, kê khai thuế, xuất hóa đơn,… Vậy văn phòng đại diện có con dấu không? Nếu có thì thủ tục làm con dấu văn phòng đại diện như thế nào?
Văn phòng đại diện, văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài có con dấu không?
Trước khi tìm hiểu các quy định về con dấu văn phòng đại diện, bạn nên biết theo quy định của Khoản 2, Điều 44, Luật Doanh nghiệp 2020 thì văn phòng đại diện chỉ là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Ngoài nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp, bảo vệ những lợi ích đó thì văn phòng đại diện không thực hiện nhiệm vụ nào khác.
Với quy định như vậy, văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp, cũng không có tư cách pháp nhân độc lập, không được ký các loại hợp đồng có phát sinh lời trực tiếp. Trừ trường hợp văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài nhận ủy quyền bằng văn bản, theo từng lần giao dịch thì quy định về con dấu văn phòng đại diện như thế nào?
Theo Khoản 2, Khoản 3, Điều 43, Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định:
“2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.”
“3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, việc văn phòng đại diện có hay không có con dấu không phải quy định bắt buộc. Doanh nghiệp tự quyết định con dấu của văn phòng đại diện theo điều lệ công ty hoặc theo quy chế của doanh nghiệp. Về loại dấu, hình thức, số lượng, nội dung con dấu cũng do doanh nghiệp quyết định.
Tuy nhiên, riêng trong việc ký kết hợp đồng kinh doanh, văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài phải thực hiện theo ủy quyền của công ty mẹ và dùng con dấu của trụ sở chính theo quy định của doanh nghiệp, không được phép sử dụng con dấu riêng.
Quy định về mẫu con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được xem là con dấu của tổ chức, cơ quan nước ngoài tại Việt Nam, được dùng để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam. Theo quy định của điều 9, điều 10, Nghị định 99/2016/NĐ-CP như sau:
Đối với con dấu của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài thì:
“Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế tại Việt Nam, bộ phận lãnh sự, bộ phận tùy viên quân sự và bộ phận khác trực thuộc cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam trước khi sử dụng con dấu có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với Bộ Ngoại giao Việt Nam.”
Đối với con dấu của tổ chức nước ngoài không phải cơ quan ngoại giao thì:
Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao được mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng, mẫu con dấu mang vào không được sử dụng các hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước Việt Nam và cơ quan, tổ chức Việt Nam hoặc vi phạm truyền thống lịch sử văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam. Trước khi sử dụng con dấu phải thực hiện đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu.”
Trường hợp tổ chức nước ngoài không mang con dấu vào Việt Nam mà đề nghị làm con dấu tại Việt Nam thì thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu.”
Theo đó, nếu là cơ quan ngoại giao nước ngoài muốn dùng con dấu của nước mình cần làm thủ tục thông báo mẫu dấu với Bộ ngoại giao. Còn nếu là tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao, mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam hay không mang con dấu vào Việt Nam thì trước khi sử dụng dấu cũng cần phải làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu dấu theo quy định.
Thủ tục đăng ký mẫu dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Trình tự, thủ tục làm con dấu cho văn phòng đại diện được quy định chi tiết tại Điều 11, Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp tiến hành đăng ký con dấu cho văn phòng đại diện cần chuẩn bị Giấy đăng ký hoạt động hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật. Riêng tổ chức nước ngoài mang dấu vào Việt Nam thì khi nộp hồ sơ, cần mang theo dấu để cơ quan đăng ký mẫu dấu kiểm tra, đăng ký theo quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc nộp trực tuyến tại cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Tại bước này, có một số trường hợp xảy ra như sau:
- Hồ sơ hợp lệ: Cán bộ tiếp nhận ghi giấy biên nhận hồ sơ, có ngày tháng tiếp nhận và trả kết quả giao trực tiếp cho người đến nộp hồ sơ.
- Hồ sơ chưa đủ: Cán bộ tiếp nhận thông báo và hướng dẫn đơn vị nộp hồ sơ hoàn thiện đầy đủ.
- Hồ sơ không đủ điều kiện: Cán bộ tiếp nhận trả lời bằng văn bản theo quy định về việc từ chối tiếp nhận hồ sơ.
- Trường hợp nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải thông báo kết quả xử lý hồ sơ đến địa chỉ thông tin điện tử của cá nhân, cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ trước đó.
- Trong thời gian 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký mẫu dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu.
Trên đây là phần giải đáp nhanh các quy định về con dấu văn phòng đại diện, con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài. Nếu cần tư vấn thêm, quý khách vui lòng liên hệ TLDN VN để được hỗ trợ.
Nguyễn Chính Alex có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Doanh nghiệp, đầu tư, marketing, kinh doanh, thương mại, tư vấn cấp phép, thuế, đất đai, hôn nhân, thừa kế, đăng ký kết hôn nước ngoài.
Giám đốc pháp chế tại TLDN VN
