Hiện nay, thay vì mở doanh nghiệp, nhiều tập đoàn hay công ty nước ngoài có xu hướng lựa chọn giải pháp mở văn phòng đại diện ở các nước để tiết kiệm chi phí. Ở nước ta, văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài sẽ hoạt động tương tự như một đơn vị thay mặt cho công ty, tập đoàn nước ngoài (có tư cách thương nhân). Vậy, quy trình và thủ tục thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có phức tạp không? 

1. Điều kiện để được thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Khoản 2 Điều 7 trong Nghị định số 07/2016/NĐ-CP đề cập khá rõ quy định về cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Theo đó, thương nhân nước ngoài nếu muốn mở văn phòng đại diện tại Việt Nam cần đáp ứng 5 điều kiện cơ bản sau: 

Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).” – Trích dẫn luật. 

2. Giấy tờ, chứng từ cần chuẩn bị trong bộ hồ sơ xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện thương nhân

Bộ hồ sơ xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cần đầy đủ giấy tờ, chứng từ theo quy định trong Điều 10 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP. Cụ thể là: 

1. Đơn đề nghị cấp phép thành lập văn phòng đại diện: Nội dung và thể thức trình bày tham khảo theo Mẫu MĐ-1 đã ban hành cùng Thông tư số 11/2016/TT-BCT. 
2. Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ với giá trị tương đương: Có thể nộp bản sao. 
3. Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu hay quản lý văn phòng đại diện: Phải được dịch ra tiếng Việt, kèm chứng thực rõ ràng. 
4. Giấy tờ chứng minh sự tồn tại của doanh nghiệp nước ngoài: Bao gồm bản sao báo cáo tài chính kèm xác thực kiểm toán, văn bản xác thực doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ thuế trong năm tài chính gần nhất, hoặc một số giấy tờ khác với giá trị tương đương (được dịch ra tiếng Việt).  
5. Giấy tờ chứng thực thông tin cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện: Bản sao công chứng CCCD/CMND/hộ chiếu còn thời hạn sử dụng nếu là người Việt. Trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện không phải người Việt, giấy tờ cần nộp lúc này là bản sao hộ chiếu đã được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo đúng quy định hiện hành tại Việt Nam. 
6. Giấy tờ cung cấp thông tin địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện: Cụ thể là bản sao biên bản xác nhận thỏa thuận thuê địa điểm đặt trụ sở văn phòng hoặc bản sao chứng từ chứng minh quyền khai thác sử dụng của thương nhân với địa điểm đặt trụ sở văn phòng. Ngoài ra, thương nhân cần cung cấp thêm bản sao chứng từ về địa điểm sẽ đặt trụ sở văn phòng theo đúng quy định đề cập trong Điều 28 của Nghị định số 07/2016/NĐ-CP. 

Lưu ý, bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương trong hồ sơ phải được phía cơ quan ngoại giao đủ thẩm quyền, lãnh sự quán Việt Nam tại từng quốc gia xác nhận theo quy định pháp luật. 

3. Quy trình đăng ký thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Quy trình đăng ký thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam chủ yếu diễn ra theo 2 bước. Bao gồm bước nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan thẩm quyền và chờ đợi xét duyệt. 

3.1. Nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan thẩm quyền

Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài cần được nộp cho phía cơ quan đủ thẩm quyền xét duyệt. Theo nội dung tại Điều 5 trong Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể, hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện có thể nộp cho cơ quan tại khu vực đặt văn phòng. Cụ thể:

• Trường hợp đặt văn phòng đại diện tại khu công nghiệp, các khu chế xuất, khu kinh tế hay khu công nghệ cao: Hồ sơ đăng ký lập văn phòng đại diện được nộp cho ban quản lý tại chính những khu vực này. 
• Trường hợp văn phòng đại diện không đặt tại khu công nghiệp, các khu chế xuất, khu kinh tế hay khu công nghệ cao: Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện nộp cho Sở Công Thương tỉnh hoặc thành phố. 

3.2. Chờ kết quả xử lý hồ sơ

Thời gian xử lý xét duyệt yêu cầu đăng ký văn phòng đại diện nhanh hay chậm tùy thuộc theo từng trường hợp. 

3.2.1. Với trường hợp bình thường 

Đối với hồ sơ chưa đầy đủ, phía cơ quan thẩm quyền sẽ yêu cầu bên nộp hồ sơ phải bổ sung giấy tờ trong vòng 3 ngày (tính từ thời nộp hồ sơ). Trong suốt thời gian xét duyệt, hồ sơ chỉ được bổ sung 1 lần duy nhất. 

Nếu hồ sơ đã hợp lệ, không phải bổ sung giấy tờ thì trong 7 ngày làm việc cơ quan thẩm quyền phải đưa thông báo yêu cầu đăng ký mở văn phòng đại diện có được chấp nhận hay không. Trường hợp hồ sơ bị từ chối, phía cơ quan thẩm quyền cần đưa ra văn bản giải thích lý do tại sao yêu cầu thành lập văn phòng đại diện không được chấp nhận. 

3.2.2. Với trường hợp đặc biệt

Với những trường hợp đặc biệt theo quy định trong Khoản 5 Điều 7 của Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, phía cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký mở văn phòng đại diện cần xin ý kiến chỉ đạo của Bộ quản lý chuyên ngành bằng văn bản trong 3 ngày (kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ). Cụ thể đó là 2 trường hợp sau:

• Nội dung, lĩnh vực hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài không phù hợp các cam kết, quy định tại Việt Nam. 
• Doanh nghiệp nước ngoài không trực thuộc quốc gia, lãnh thổ theo những công ước quốc tế mà Việt Nam tham gia với tư cách thành viên. Trong trường hợp này, chưa có quy định cụ thể về đăng ký mở văn phòng đại diện. 

Khi tiếp nhận tham vấn từ cơ quan thẩm quyền cấp dưới, Bộ quản lý chuyên ngành phải trả lời bằng văn bản về việc chấp nhận hay từ chối yêu cầu cấp phép trong vòng 5 ngày (kể từ thời điểm tiếp nhận yêu cầu). Tiếp theo trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được chỉ đạo bằng văn bản, cơ quan thẩm quyền phải thông báo cho bên nộp hồ sơ về việc yêu cầu xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được chấp nhận hay không. 

4. Giải đáp một vài thắc mắc khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

4.1. Lệ phí thành lập văn phòng thương nhân nước ngoài là bao nhiêu? 

Điều 4 và Điều 5 trong Thông tư số 143/2016/TT-BTC đề cập khá rõ lệ phí mở văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Cụ thể, mức lệ phí phải nộp tương đương 3 triệu đồng (áp dụng cho mỗi giấy phép đăng ký cấp mới). Lệ phí mà doanh nghiệp nộp sẽ thuộc quản lý của ngân sách nhà nước. 

4.2. Trường hợp xin cấp lại giấy phép đăng ký văn phòng đại diện thì thời gian xử lý là bao lâu? 

Đối với trường hợp xin cấp lại giấy phép đăng ký văn phòng đại diện, phía cơ quan thẩm quyền phải xử lý trong vòng 5 ngày làm việc (kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ xin cấp lại giấy phép). 

4.3. Có thể nộp hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện nước ngoài theo đường bưu điện không? 

Bên cạnh nộp trực tiếp tại Sở Công Thương cấp tỉnh/thành phố ban quản lý khu công nghiệp, các khu chế xuất, khu kinh tế hay khu công nghệ cao, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ cho những cơ quan này theo đường bưu điện.    

4.4. Mỗi thương nhân nước ngoài có thể mở bao nhiêu văn phòng đại diện tại Việt Nam? 

Kể cả Luật Thương Mại năm 2005 và Nghị định số 07/2016/NĐ-CP đều chưa quy định cụ thể số lượng văn phòng đại diện mà mỗi thương nhân nước ngoài được phép thành lập tại Việt Nam. Như vậy, cũng là có thể hiểu rằng thương nhân nước ngoài không bị giới hạn số lượng văn phòng đại diện hoạt động tại nước ta. 

4.5. Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài có quyền lợi và nghĩa vụ gì? 

Nội dung Điều 17 và Điều 18 của Luật Thương Mại năm 2005 đề cập tương đối cụ thể quyền lợi và nghĩa vụ của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. 

4.5.1. Quyền lợi

• Có quyền hoạt động trong phạm vi theo đăng ký trong giấy phép thành lập văn phòng cấp bởi cơ quan thẩm quyền. 
• Được phép thuê trụ sở cùng trang thiết bị, hạ tầng cần thiết phục vụ quá trình vận hành, làm việc của văn phòng. 
• Có thể tuyển dụng lao động là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài làm việc tại trụ sở văn phòng theo quy định Luật Lao động tại Việt Nam. 
• Được quyền mở tài khoản ngân hàng giao dịch bằng ngoại tệ hoặc Việt Nam đồng tại hệ thống ngân hàng chính quy tại Việt Nam. Tuy nhiên, tài khoản ngân hàng này chỉ sử dụng cho hoạt động giao dịch của văn phòng đại diện. 
• Có quyền sử dụng con dấu khắc tên văn phòng đại diện cho một số hoạt động theo quy định pháp luật hiện hành. 
• Hưởng đầy đủ một số quyền lợi khác theo quy định pháp luật. 

4.5.2. Nghĩa vụ

• Tuyệt đối không thực hiện các hoạt động, hành vi sinh lợi trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam. 
• Chỉ tham gia hoạt động xúc tiến thương mại hợp pháp, theo phạm vi luật định cho phép. 
• Không tham gia ký kết, chỉnh sửa hay bổ sung hợp đồng đã ký (ngoại trừ trường hợp theo quy định trong Khoản 2, 3, 4 và quy định tại Điều 17 của Luật Thương Mại năm 2005). 
• Hoàn thành nghĩa vụ thuế cùng những khoản phí, nghĩa vụ tài chính khác cam kết thực hiện theo quy định pháp luật. 
• Cung cấp báo cáo hoạt động thường niên của văn phòng cho cơ quan thẩm quyền, theo quy định pháp luật. 
• Thực hiện nghĩa vụ khác theo các cam kết, quy định pháp luật hiện hành. 

Việc đăng ký thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cần tuân thủ theo quy định đề cập trong Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, cùng các bộ luật liên quan. Trong quá trình đăng ký, chuẩn bị hồ sơ, đôi khi khách hàng có thể gặp phải một vài phát sinh khó lường trước. Vì vậy nếu đang gặp vướng mắc về việc mở văn phòng đại diện, quý khách hãy hệ với chúng tôi để được hỗ trợ!